Văn phòng sẽ thay đổi thế nào hậu Covid-19
Các văn phòng thời chống đại dịch có thể bao gồm những việc chỉnh sửa ngắn hạn, mô hình làm việc mới và nâng cấp thiết kế có tính dài hạn, coi vấn đề vệ sinh là trọng tâm của việc lên kế hoạch tại nơi làm việc.
Khi nhiều quốc gia thận trọng tiến tới nới lỏng cách ly vì Covid-19, nhiều người trong chúng ta bắt đầu hình dung một giai đoạn mà ta dừng làm việc ở bàn bếp và quay lại văn phòng. Tuy nhiên, nếu chưa có vắc xin thì môi trường làm việc hiện đại sẽ phải thay đổi để nhân viên có thể trở lại bàn làm việc một cách an toàn.
Các chuyên gia cho rằng điều này có thể bao gồm sự kết hợp của những chỉnh sửa ngắn hạn để tăng cường sự tự tin của nhân viên, giảm số lượng nhân viên văn phòng tại bất cứ thời điểm nào và có những nâng cấp thiết kế và sửa đổi dài hạn nhằm đưa vấn đề vệ sinh vào trung tâm của kế hoạch ở nơi làm việc.
Giai đoạn đầu tiên mở lại cuộc sống văn phòng sẽ liên quan đến việc thực hiện các thay đổi cơ bản để giữ an toàn cho nhân viên và làm giảm bớt nỗi sợ hãi, Albert De Plazaola, giám đốc chiến lược toàn cầu tại công ty thiết kế Unispace, cho biết. “Chúng ta có thể đã sống nhiều năm với bệnh cúm, nhưng đây là lần đầu tiên thế hệ chúng ta trải nghiệm một đại dịch. Gần đây chúng ta quá rõ về các rủi ro sức khỏe, cho dù là thực tế hay tưởng tượng. Và các chủ hãng là quá nhạy cảm về khả năng phải chịu trách nhiệm nếu nhân viên bị bệnh tại nơi làm việc.”
Tuy nhiên, do còn nhiều bất chắc nên không chắc rằng những điều chỉnh lớn sẽ được thực hiện ngay, De Plazaola, người có trụ sở tại San Francisco giải thích và có làm việc với Facebook và Yahoo!. “Có một loạt các hoạt động, nhưng nó chỉ thuần túy tập trung vào các giải pháp chiến thuật. Chẳng ai sẵn sàng đầu tư một khoản đáng kể vào các giải pháp mà chúng có thể không hiệu quả (bởi sự hiểu biết ngày càng tăng của chúng ta về Covid-19, hoặc về vắc-xin) trong thời gian 6 tháng.
Các “vách chống nhiễm hắt hơi” là một trong những biện pháp rẻ tiền và có tác dụng lớn. Brent Capron, giám đốc thiết kế nội thất tại phòng thực hành thiết kế toàn cầu Perkins và Will ở New York, dùng thuật ngữ này để mô tả một vách lắp giữa các bàn làm việc cần giãn cách. “Trước đây, nơi làm việc là đảm bảo riêng tư và chống ồn. Bây giờ nó là sự tách biệt vật lý giữa các đồng nghiệp. Cho đến khi chúng ta có được vắc-xin, có được vách ngăn vật thể này sẽ làm cho mọi người thấy thoải mái hơn,” ông nói.
Văn phòng được phân chia và ngày luân chuyển
Có lẽ, không ngạc nhiên gì, nhiều người đang báo trước sự kết thúc của văn phòng rộng mở và sẽ có sự trở lại của các văn phòng nhỏ có tính cá nhân. Thí dụ, các phòng đông đúc, có thể sẽ được sử dụng làm văn phòng cho đến khi nới lòng giãn cách xã hội. Tuy nhiên, bà Amanda Stanaway, kiến trúc sư chính của công ty tư vấn và thực hành kiến trúc có trụ sở tại Sydney, cho biết kế hoạch văn phòng kiểu khoang nhỏ có những hạn chế về lợi ích văn hoá nơi làm việc và về giao tiếp.”
Bà nói một số khách hàng của bà quan tâm nhiều hơn đến ý tưởng của văn phòng được phân chia. Việc tránh tập trung nơi trung tâm đông đúc và thay bằng một tập hợp các văn phòng nhỏ gần với nơi nhân viên ở sẽ có nghĩa là ít bị phơi hiểm với bệnh truyền nhiễm như Covid-19 trên phương tiện giao thông công cộng. “Việc có những nhóm nhỏ làm việc cộng tác sẽ giải quyết nhu cầu kết nối và cải thiện sức khỏe tinh thần, sẽ không có nguy cơ phơi nhiễm lớn, nghĩa là chỉ một người nhiễm virus là tất cả người khác phải tự cách ly,” bà nói.
Về ngắn hạn, có vẻ như nhiều người trong chúng ta sẽ vẫn làm việc tại nhà ngay cả sau khi lệnh của chính phủ về việc này được dỡ bỏ. Một lực lượng lao động bố trí so le có thể trở thành tiêu chuẩn, với các nhóm nhỏ đi làm vào những ngày và ca xen kẽ để tránh các giờ giao thông cao điểm.
“Các cơ quan đang tìm ra xem ai là những người cần nhất ở văn phòng và chỉ giới hạn số lượng nhân viên khoảng 30%, đây có lẽ là điểm hấp dẫn cho sự giãn cách xã hội,” De Plazaola nói. Để bắt đầu, ông thấy trước các công ty sẽ trợ cấp văn phòng tại nhà, cho rằng ngôi nhà hiện được coi là không gian làm việc hợp pháp. Đây là điều có thể có khả năng làm giảm bớt những lo ngại về tác động sức khỏe từ các việc thiết lập không thích ứng về mặt tổ chức lao động.
Bà Stanaway nói rằng việc chuyển sang làm việc tại nhà có thể giúp “giải phóng” những bộ phận của lực lượng lao động như các bà mẹ đang làm việc và những người sống xa các thành phố lớn và phải vất vả để tìm việc làm. Nhưng bà tin rằng các bình luận về văn phòng trở thành dư thừa là nói quá mức. “Đúng, hầu hết người ta làm việc là để kiếm tiền, nhưng chúng ta cũng làm việc vì chúng ta thích cùng nhau tạo ra những ý tưởng và giải quyết khó khăn. Tôi nghĩ đó là những gì chúng ta đã bị mất trong vài tuần qua. Cảm giác được kết nối đó là điều cơ bản đối với loài người.”
Văn phòng giống bệnh viện
Về lâu dài, các chuyên gia dự đoán rằng việc nâng cao nhận thức của xã hội về các bệnh truyền nhiễm có thể mở ra một loại văn phòng kiểu mới – một văn phòng có nhiều yếu tố chung với bệnh viện.
Capron, người đã thiết kế các tòa nhà văn phòng cho bệnh viện và làm việc với các nhóm nội thất chăm sóc sức khỏe, hiện đang áp dụng kiến thức đó vào thiết kế không gian văn phòng. “Một trong những nguyên tắc hướng dẫn là chọn các vật liệu có thể chịu được chế độ cọ rửa mạnh bằng chất ăn mòn. Bạn có thể thấy người ta tránh dùng các bề mặt xốp như gỗ, mà dùng đá hoặc bọc bằng kim loại mỏng,” ông nói. Ông cũng dự đoán các thảm sẽ được nhuộm bằng dung dịch chống ẩm để chịu được việc rửa nhiều bằng xà phòng.
Những vật liệu bền hơn này không nhất thiết phải đắt hơn các lựa chọn mà ta đã biết. Điều này rất quan trọng, bởi vì trong thời kỳ kinh tế khó khăn này, sẽ có ít tổ chức có đủ ngân sách cho một khoản chỉnh sửa đắt đỏ. “Sự khác biệt về chi phí là không lớn – điều cần lưu tâm hơn là sự lựa chọn giữa A và B,” Capron nói. “Tôi cũng nghĩ người thuê nhà sẽ đòi hỏi chủ nhà nhiều hơn về việc phải làm vệ sinh thường xuyên hơn.”
Ông cũng tin rằng sẽ được nghe nhiều cuộc thảo luận về các hệ thống lọc không khí sử dụng tia cực tím. “Mặc dù một hệ thống tia cực tím không phải là thứ mà bạn thấy ở bên ngoài- nó được giấu lại trong hệ thống ống dẫn khí – các công ty có thể xem xét việc làm sạch bằng tia cực tím khi mọi người đã về nhà, để đảm bảo không khí là sạch như cần thiết.”
Một đặc điểm khác của các bệnh viện mà nó có khả năng trở thành một yếu tố chính của văn phòng là bồn rửa: nó có thể có mặt ở phòng lễ tân và các khu vực chung. “Tôi thích ý tưởng việc rửa tay trở thành một nghi thức mới khi bạn bước vào một văn phòng hoặc một nơi công cộng,” Capron nói.
Ông cũng hy vọng mặt bằng văn phòng sẽ thay đổi, với việc loại bỏ các đường đi vòng vèo. “Công việc của bác sĩ là rất khẩn cấp và thời gian của họ rất quý giá để tìm được đường đi nhanh nhất từ điểm A đến điểm B. Chúng ta cũng vậy, ta sẽ tập trung hơn vào việc đi từ A đến B một cách trực tiếp, và ý thức về những thứ chúng ta chạm vào trên đường đi.”
Quyền riêng tư và việc tự giám sát
Một khái niệm khác có thể xuất hiện là ‘văn phòng không tiếp xúc’ – là điều mà các chuyên gia dự đoán có thể trở nên phổ biến trong các cơ quan có khả năng chi trả.
Ví dụ, các nhân viên có thể loại bỏ hẳn việc nhấn các nút chung bằng cách sử dụng điện thoại thông minh của mình để gửi lệnh tới thang máy hoặc máy pha cà phê của nhân viên (thực tế, công ty Perkins và Will đã có một máy pha cà phê như vậy trong văn phòng mới của họ). Phòng hội nghị có thể được trang bị các công nghệ kích hoạt bằng giọng nói để điều khiển thiết bị chiếu sáng, âm thanh và hình ảnh. Khi đi qua cửa hoặc xả nước vệ sinh sẽ chỉ cần một sóng điều khiển đơn giản, trong khi việc tự phục vụ ở nhà bếp văn phòng có thể trở thành một di tích của quá khứ, và được thay thế bằng tự động hóa hoặc một máy phục vụ chuyên dụng.
Ngoài ra, cũng có ý tưởng rằng các công ty có thể giám sát mạnh mẽ hơn đối với các nhân viên bị bệnh. Một khả năng là đặt các cảm biến bên dưới bàn để theo dõi nhiệt độ cơ thể và đưa ra cảnh báo khi có người bị sốt. “Công nghệ này đã tồn tại và sẽ rất khó để áp dụng,” De Plazaola nói. “Nhưng nó tạo ra các vấn đề riêng tư rất lớn. Bộ phận nhân sự và pháp lý sẽ cần cân nhắc xem liệu đây có phải là tiến trình đúng đắn để theo đuổi thực hiện.”
Một số tổ chức đã áp dụng một số biện pháp tương tự. Nhà phân phối thiết bị CNTT bán buôn có trụ sở tại Sydney, Dicker Data, đã áp dụng những ca làm việc so le cho các công nhân chính tại chỗ, các trạm vệ sinh khổng lồ và các máy làm vệ sinh bổ sung. Họ cũng đã đầu tư 10.000 đô la Úc (6.470 đô la Mỹ, 5.258 bảng Anh) vào một máy quét nhiệt cơ thể, nó phát tiếng bíp nếu ai đó bị sốt đứng trước nó. Người quản lý kho có trách nhiệm đánh giá xem nhân viên này có bị ốm và nên về nhà nghỉ hay không.
“Đã có một vài trường hợp chúng tôi đã yêu cầu nhân viên về nhà. Và tôi nghĩ điều đó làm cho nhân viên của chúng tôi có cảm giác an toàn,” Mary Stojcevski, giám đốc tài chính của công ty, nói. Không có ý kiến nào phản đối việc sử dụng máy quét nhiệt, bà nói thêm, và khi tòa nhà văn phòng mới của công ty hoàn thành vào tháng 10, thì tất cả 400 nhân viên và khách sẽ đi qua máy này.
Aodhan MacCathmhaoil nghĩ rằng việc tự giám sát mình là thích hợp hơn. Người sáng lập công ty rác Waster có trụ sở tại Sydney này hiện đang tìm kiếm cơ sở văn phòng mới và mặc dù ông có một danh sách dài các yêu cầu về an toàn, ông sẽ không toan tính việc kiểm tra nhiệt độ. “Tôi nghĩ rằng các mặt tiêu cực sẽ lớn hơn lợi ích. Tinh thần sẽ đau khổ nếu người ta cảm thấy mình đang bị kiểm soát. Tôi có nên biết về sức khỏe của nhân viên của mình không? Chắc chắn đây là một vùng tối. Tôi không phải là một chuyên gia y tế, vì vậy dù thế nào tôi sẽ không biết cách diễn giải những dữ liệu này.”
Cho dù điều gì xảy ra trong những tháng tới, và ngay cả khi có được vắc xin Covid-19, có vẻ như trải nghiệm sống qua một đại dịch sẽ có tác động lâu dài đến cách chúng ta làm việc và nơi làm việc của chúng ta phải như thế nào. Nếu không có gì khác nữa, ý tưởng đến làm việc trong khi bị bệnh có thể là điều không thể chấp nhận được về mặt xã hội. Ở đầu bên kia của hình ảnh rộng là sự tập trung vào sức khỏe và vệ sinh mạnh mẽ đến mức nó mang lại ý nghĩa mới cho ý tưởng làm việc trong môi trường vô trùng.
Jessica Mudditt (BBC Worklife)
